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Privacy Policy Software

Ai sensi dell’art.13 del Reg. UE 2016/679 (di seguito, “GDPR”) Tender Brain S.r.l. protegge la tua Privacy per il trattamento dei dati personali. Dati personali acquisiti in qualità di utente di TenderBrain.

Informazioni Generali

Si informano gli utenti dei relativi account riferiti ai Clienti nonché le persone fisiche di riferimento del cliente stesso (di seguito, anche quali “interessati”, ex. art. 4, c.1 GDPR) dei seguenti profili generali, validi per tutti gli ambiti del trattamento:

  • Il Titolare del Trattamento è Tender Brain S.r.l., in persona dei suo legale rappresentante Guglielmo Ela Oyana, con sede legale e operativa in Gorgonzola (20064 – MI), via Milano n. 37/c – c.f. e p.i.: 13931000965, che potrai contattare anche ai seguenti recapiti: amministrazione@tenderbrain.it .
  • Tutti i dati degli utenti, riferiti direttamente o indirettamente a persone fisiche, sono trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato, nel rispetto dei principi generali previsti dall’art. 5 GDPR.
  • Abbiamo adottato specifiche misure di sicurezza per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti, o non corretti e accessi non autorizzati.
  • Trattiamo attraverso la piattaforma Tender Brain (di seguito il “tool”), con sistemi e supporti informatici, solamente dati “comuni” ovvero informazioni che non comprendono “particolari categorie di dati” (dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona) ovvero “dati giudiziari” (dati personali relativi alle condanne penali e ai reati o a connesse misure di sicurezza).
  • L’hosting del tool è tenuto da Google Cloud Platform società nominata responsabile esterno del trattamento, elaborando i dati per conto del Titolare, i cui server – ai fini della gestione del tool – sono posti all’interno dello spazio economico europeo; eventuali trasferimenti di dati a sub-responsabili all’estero verranno coperti da clausole contrattuali standard e/o dall’adesione del sub-responsabile al Privacy Shield, in conformità agli artt. 45 e 46 GDPR.
  • L’elenco aggiornato delle persone autorizzate al trattamento per conto del Titolare nonché dei responsabili esterni del trattamento designati da Tender Brain è disponibile presso la sede del Titolare.
  • La politica della privacy di Tender Brain non comporta, infine, il trattamento di dati personali di persone fisiche minori di 18 anni di età. Pertanto, questo tool e i servizi ad esso connessi non sono destinati a raccogliere intenzionalmente informazioni personali riferite ai minori. Nel caso in cui informazioni su minori fossero involontariamente registrate, il Titolare le cancellerà in modo tempestivo, direttamente e/o su richiesta degli utenti.

Informazioni personali che raccogliamo e base giuridica

Raccogliamo informazioni personali come segue:

Informazioni personali che fornisci: raccogliamo informazioni personali se crei un account per utilizzare i nostri servizi o comunichi con noi come indicato di seguito:

  • Informazioni dell’account: quando crei un account con noi, raccoglieremo informazioni associate al tuo account, compreso il tuo nome, la tua email, le credenziali dell’account.
  • Contenuto dell’utente: quando utilizzi i nostri servizi, fornisci informazioni mediante l’input della chat, nei file che carichi per creare Indici o file che carichi direttamente in chat o nei feedback che fornisci ai nostri servizi.
  • Informazioni sulla comunicazione: se ti metti in contatto con noi (ad esempio per richiedere supporto tecnico o per richiedere informazioni), raccogliamo il tuo nome, le informazioni di contatto e i contenuti dei messaggi che invii.

Informazioni personali che riceviamo automaticamente dall’utilizzo dei servizi: quando visiti, utilizzi o interagisci con i servizi, riceviamo le seguenti informazioni sulla tua visita, l’utilizzo o le interazioni:

  • Dati di log: informazioni che il tuo browser invia automaticamente quando utilizzi i nostri servizi, incluso l’indirizzo IP, il tipo e le impostazioni del browser, la data e l’ora della richiesta.
  • Dati sull’utilizzo: possiamo raccogliere automaticamente informazioni sull’utilizzo dei servizi, come i tipi di contenuti che visualizzi o con cui interagisci, le funzionalità che utilizzi e le azioni che compi.
  • Informazioni sul dispositivo: includono il nome del dispositivo, il sistema operativo, gli identificatori del dispositivo e il browser che stai utilizzando.

Le basi giuridiche sono le seguenti:

  • l’esecuzione del contratto o l’adempimento di impegni precontrattuali: permetterti di utilizzare, aggiornare e manutenere la piattaforma; attivare, fornire, sospendere e gestire il tuo abbonamento; fornirti tutti i servizi che rientrano nell’offerta commerciale del Titolare; migliorare l’assistenza tecnica e i nostri servizi; gestire e rinnovare il tuo abbonamento.
  • il perseguimento di un legittimo interesse del Titolare: gestire i reclami ed i contenziosi, recuperare i crediti, prevenire frodi e attività illecite; effettuare analisi statistiche aggregate su base anonima; inviarti comunicazioni commerciali su servizi simili a quelli già utilizzati; prevenire la criminalità e salvaguardare l’incolumità del pubblico.
  • l’adempimento di obblighi di legge: rispettare e adempiere gli obblighi previsti da leggi, regolamenti, normative comunitarie, ordini e prescrizioni delle autorità competenti.

Come utilizziamo le informazioni personali

Possiamo utilizzare le informazioni personali per: fornire, amministrare, mantenere e/o analizzare i servizi; comunicare con te; sviluppare nuovi programmi e servizi; prevenire frodi, attività criminali o usi impropri dei nostri servizi e proteggere la sicurezza dei nostri sistemi informatici; adempiere ad obblighi legali o processi legali e proteggere i nostri diritti, la privacy, la sicurezza o i beni nostri, tuoi o di terzi.

Comunicazione delle informazioni personali, natura conferimento e durata conservazione

In determinate circostanze, possiamo fornire le tue informazioni personali a terze parti senza ulteriori comunicazioni, a meno che richiesto dalla legge: fornitori e fornitori di servizi (hosting, cloud e altri fornitori di servizi informatici) accederanno, elaboreranno o memorizzeranno le informazioni personali solo nell’ambito dell’esecuzione dei loro compiti nei nostri confronti.

Il conferimento dei dati è facoltativo ma necessario per l’erogazione del servizio. Il rifiuto al conferimento non consente l’erogazione di parte del servizio durante l’utilizzo del tool.

  • I dati identificativi e di contatto: trattati per le finalità di servizio, per non oltre 10 anni dalla fine del rapporto contrattuale e comunque per il tempo di prescrizione previsto dalla legge.
  • I dati di utilizzo: gli account utenti verranno cancellati immediatamente alla fine dell’abbonamento/rapporto contrattuale; i dati di log verranno cancellati dopo sei settimane dalla cessazione dell’abbonamento/rapporto contrattuale.
  • I dati per il legittimo interesse del Titolare al fine dell’esercizio dei diritti per tutta la durata del contenzioso.

I tuoi diritti

Potrai liberamente esercitare i seguenti diritti in relazione al trattamento dei dati trattati da Tender Brain:

  • Ottenere conferma che sia in o meno in corso un trattamento di dati che ti riguardano e in tal caso, ottenere l’accesso ai dati e alle informazioni relative al trattamento.
  • Richiedere la rettifica di dati inesatti.
  • Richiedere la cancellazione dei dati nel caso in cui non siano più necessari per le finalità per cui sono stati richiesti.
  • Richiedere l’applicazione della limitazione del trattamento dei dati.
  • Opporti, in tutto od in parte, per motivi legittimi al trattamento dei tuoi dati.
  • Ricevere, in un formato strutturato, i dati forniti a Tender Brain o richiederne il trasferimento diretto ad un altro titolare, quando tecnicamente possibile.
  • Revocare il consenso concesso, se pertinente, senza pregiudicare la legittimità del trattamento sulla base del consenso fornito precedentemente alla revoca.

I suddetti diritti potranno essere esercitati mediante richiesta rivolta a Tender Brain tramite lettera raccomandata a.r. presso la sede operativa di Tender Brain S.r.l. in Gorgonzola (20064 – MI), via Milano n. 37/c, ovvero email all’indirizzo info@opengate.biz , o email PEC all’indirizzo tenderbrain@legalmail.it .

L’interessato ha diritto di proporre reclamo alla competente Autorità di controllo.

Prodotti e Servizi di Terze Parti

TenderBrain veicola/utilizza servizi e prodotti di Terze Parti:

Infrastruttura cloud: TenderBrain risiede in un account Google Cloud Platform di proprietà di Tender Brain. La contraente per conto di Google è Google Cloud Italy S.r.l., i cui server ospitanti il Tool sono posti all’interno dello Spazio economico europeo (l’infrastruttura è a St. Ghislain, Belgio ed i backup in Unione Europea).

I servizi AI forniti da terze parti: TenderBrain utilizza servizi di generative AI forniti da terze parti ovvero OpenAI OpCo, LLC e Google Cloud Italy S.r.l., acquistandoli attraverso Open Gate S.p.A.

Aggiornamento della privacy

Si segnala che la presente informativa può essere oggetto di revisione periodica, anche in relazione alla normativa e giurisprudenza di riferimento. In caso di variazioni significative verrà data, per un tempo congruo, opportuna evidenza. Si invita comunque l’interessato a consultare periodicamente la presente policy.

Si tratta di un’informativa, resa ai sensi dell’art. 13 del GDPR, valida esclusivamente per l’utilizzo dei Servizi offerti da TenderBrain e non anche per altri siti web e/o servizi del Titolare e/o di terzi raggiungibili mediante link esterno.